Как заставить бухгалтера работать

Разбираем основные ошибки бухучёта на кейсах из опыта Консалтингового центра «Профдело».

Бухгалтерия — боль и страдания для любого собственника и руководителя digital-агентства. В ней невозможно разобраться за один вечер, требования постоянно меняются, а законодательные нормы и принципы иногда противоречат здравому смыслу.

Некоторые предприниматели ведут учёт самостоятельно — для ИП это оптимальное решение. По мере роста учёт передаётся штатному или внештатному бухгалтеру. В этот момент появляется обманное чувство, что всё под контролем. Ошибка: на самом деле проблемы могут копиться месяцами.

Как понять, что у вас проблемы, которые нужно срочно разгребать? Я собрала «звоночки», которые дают понять, что ваш бухучёт превращается в хтонический хаос.

1. Пришло требование об уплате налога / взносов ПФР

Если получили требование — значит, по налогам или взносам есть задолженность. Наличие такой задолженности означает, что данные в вашем учёте и в учёте налоговой инспекции различаются. Появляется беспокойство, а не снимут ли завтра ещё тысяч 10 – 50 – 100.

Деньги по неоплаченному требованию снимают без акцепта — платёж списывается в момент поступления инкассо (требования о платеже от ФНС) без вашего согласия или даже уведомления. По «закону подлости» деньги списывают тогда, когда вы их уже подготовили на оплату подрядчику за очень важную услугу.

ТОП-100 лучших SEO-агентств России 2019

Кто лучше всех в России умеет продвигать сайты в поисковых системах – и к кому лучше обратиться за продвижением сайта своей компании?

Ответ – в свежем рейтинге SEO-компаний за 2019 год по версии RUWARD.

Чтобы ситуация больше не повторялась, надо найти ошибки и расхождения в учёте, из-за которых на вас висит долг. Для этого сделайте сверку с ИФНС и делайте её раз в квартал. Вы всё оплачивали, но задолженность остаётся? Значит, платёж ушёл не по назначению. В этом случае сделайте официальный запрос и попросите зачислить деньги на правильные реквизиты.

Одному владельцу ООО на УСН 6% регулярно списывали деньги с расчётного счёта. Сначала это были небольшие суммы по 1–2 рубля, и бухгалтер объясняла это «неадекватными правилами ПФР, которые сами не могут определиться, как округлять взносы». Потом списания выросли до 100 – 200 рублей. Потом счёт пошёл на тысячи и десятки тысяч. А бухгалтер продолжала ссылаться на правила ПФР.

Мы разобрались в ситуации. Оказалось, что бухгалтер перепутала реквизиты и платила налоги в бюджет по реквизитам Пенсионного фонда. Налоговая инспекция не увидела деньги в положенное время и списала с расчётного счёта и налоги, и пени, которые набежали за год неуплаты. Нетрудно подсчитать, что налоги оказались уплаченными в двойном размере.

Такой ситуации можно избежать: бухгалтер должен был взять сверку с ИФНС по окончании первого квартала. Не увидев в сверке налоговый платёж, следовало забить тревогу и перепроверить реквизиты платежки.

2. Заблокировали счёт за несдачу декларации

Самый частый повод для блокировки расчётного счёта — несдача налоговых деклараций. В ситуацию с неожиданными блокировками попадают, например, ИП, которые забывают перейти на «упрощёнку» и не сдают декларацию по НДС. Или ООО, которые не ведут деятельность — их руководители тоже частенько забывают про отчётность.

При несдаче отчётности счёт заблокируют примерно через 10 дней после пропущенного дедлайна. За это начислят штраф — 1000 рублей за каждый нулевой отчёт и 20% от суммы налога за ненулевой. После подачи деклараций счёт должны разблокировать в течение одного рабочего дня.

Вы руководитель и лично сдаёте отчётность? Это сигнал, что пора делегировать работу бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Хороший специалист не допустит просрочек, а бухгалтерская компания страхует риски и несёт ответственность перед клиентом по договору.

У вас уже есть бухгалтер, и случился такой косяк? Ответственный бухгалтер (или бухгалтерская фирма) компенсирует вам этот штраф.

Бизнесмен поручил знакомому юристу зарегистрировать ИП. Юрист при регистрации не подал заявление на «упрощёнку», считая это обязанностью бухгалтера. Бухгалтер, принимая в работу ИП, не проверил правомерность применения УСН. Сам бизнесмен считал, что он всё доходчиво пояснил и одному, и второму, и был уверен, что он на «упрощёнке».

Прошёл квартал, бухгалтер посчитал упрощённый налог, уплатил и счёл свой долг выполненным. А в конце месяца бизнесмену заблокировали счёт за несдачу декларации по НДС, которую ИП на общей (традиционной) системе налогообложения обязан подавать ежеквартально.

Это было шоком для всех, и в первую очередь для бизнесмена, которому, помимо штрафа за несданную отчётность, пришлось платить все налоги по общей системе (31% вместо 6%).

Интересно, чем закончилась та история? Бизнесмен заморозил ИП и срочно открыл ООО на УСН 6%, чтобы налоговая нагрузка была приемлемой.

3. Есть агентский договор, но нет документа «Отчёт агента»

Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.

Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.

Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.

Один владелец digital-агентства полного цикла очень хотел оптимизировать налоги — уменьшить, но абсолютно легально. В портфеле услуг у него были и контекстная реклама, и таргетинг в соцсетях — иными словами, через него проходило много клиентских рекламных бюджетов. Мы предложили ему стать агентством в полном смысле этого слова — переделать договоры на агентские. Разработали «рыбу» агентского договора с клиентом, форму акта (типовая из «1С») и отчёта агента. И очень серьёзно пояснили, чем будет грозить отсутствие отчётов.

Правда, через несколько месяцев это digital-агентство встало к нам на бухгалтерское обслуживание. Его бухгалтер счёл, что составлять отчёты агента вручную — это слишком трудоёмко, и уволился.

Да, это правда, бумаг и работы при оформлении агентских сделок прибавится.

4. Контрагент отказался работать, так как у агентства нет ЭДО

Для большинства крупных компаний электронный документооборот (ЭДО) — обязательное условие работы с контрагентом. ЭДО позволяет отправлять и принимать первичные документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры. «Яндекс.Деньги», «ВКонтакте», Microsoft — все эти компании активно используют в работе электронный документооборот и настойчиво мотивируют клиентов к нему подключаться.

Некоторые серьёзные компании требуют обязательного использования ЭДО от своих подрядчиков и прописывают это условие в договоре. Если бухгалтер не умеет / не знает / не хочет заниматься подключением и настройкой ЭДО, вы можете потерять хороший заказ.

Исправить ситуацию можно только одним способом — подключиться к ЭДО. Хороший бухгалтер сделает всё сам: от вас нужно только принципиальное согласие.

Один наш клиент заключал сделку с крупной производственной компанией. При подписании официального договора производство потребовало электронный документооборот. Наш клиент сначала растерялся и пошёл изучать сервисы, представленные на рынке ЭДО.

Но мы сразу же его обрадовали: все, кто подключён к системе электронной сдачи отчётности, автоматически получают доступ к ЭДО с контрагентами без дополнительных телодвижений и плат.

Так что не теряйте времени, подключайтесь к «электронке» — и вам будут открыты все возможности. А ваш бухгалтер или бухфирма сможет контролировать поступление и отправку первичных документов вместо вас.

5. Клиент ждёт бухгалтерские акты более недели

Давайте вспомним, как вы работаете с клиентом:

клиент оплачивает услуги, скорее всего, по предоплате;

вы эти услуги оказываете;

пишете отчёт о проделанной работе за месяц;

клиент принимает отчёт;

выставляете счёт на следующий месяц и ждёте оплату;

потом продолжаете работать над проектом;

Похоже? Где в этой цепочке бухгалтерский акт?

Чтобы сделать бухгалтерский акт, нужно выдернуть себя из этого круговорота. Собраться с мыслями и дать бухгалтеру список выполненных работ и суммы для закрытия. Когда работы сделаны большую или меньшую сумму (потому что в середине месяца вы добавили денег на клиентский аккаунт в «Яндекс.Директ», или, наоборот, открутили не полностью), необходимо сообщить об этом бухгалтеру. Практика показывает, что директору это сделать сложно — вечно нет времени.

Решить проблему можно несколькими способами.

Возложить эту обязанность на специалистов или менеджеров.

Нанять секретаря или помощника, который будет отвечать за эти вопросы.

Читайте также:  Https cabinets fss u eln html

Делегировать задачу бухгалтеру, который изначально готов работать с первичными документами и имеет опыт общения с контрагентами.

Проблема в том, что многие удалённые бухгалтеры терпеть не могут выписывать «первичку» и тем более коммуницировать с клиентами. К счастью, есть и те, кто делает это профессионально и без недовольств.

Вы — маленькое агентство (ИП), где документами и учётом занимается лично директор. Чтобы оперативно выписывать документы, подключитесь к одному из двух сервисов для предпринимателей:

Оба сервиса позволяют вести учёт, выписывать документы клиентам и отправлять их на клиентский email.

У профессионального бухгалтера в «1С» также есть встроенная функция отправки счетов на email клиенту. Ему не нужно общаться с клиентами или совершать лишние действия. После составления акта нажатием одной кнопки акт уходит на email, который вы укажете в программе.

6. Клиент не оплачивает услуги, пока его бухгалтерия / юристы / любимая собака не согласует

Слышали ли вы об уловках крупных компаний, которые дают внутреннее распоряжение не оплачивать уже оказанную услугу и до предела тянуть с платежом? Это даёт крупной компании возможность прокрутить ваши деньги в собственных целях. Другой вариант: компании, в которых сотрудникам нужно доказывать руководству свою значимость. Их юристы, отрабатывая зарплату, присылают вам миллион правок в договоре, а потом ещё правки на ваши правки. Аналогично поступают бухгалтеры, которым доверяют проверять легальность сделок.

Если клиент не платит по надуманным причинам, а компания не предпринимает никаких попыток, чтобы эту ситуацию разрешить, это может стать причиной накопления дебиторской задолженности и финансовых проблем. Бесконечные уточнения реквизитов, жалобы на валютный контроль банка, на непрофессионализм операциониста, на непривычный вид акта или счёта, бесконечные согласования договоров — все это оттягивает получение вами денег.

Грамотный бухгалтер должен проводить переговоры с бухгалтерией контрагента и снимать все формальные препятствия, стоящие на пути получения денег.

Один мой знакомый SMM-специалист, который работает от своего ИП, однажды получил претензию от клиентского бухгалтера, что составленный им акт не той формы. Дескать, документ по внешнему виду похож на договор, «а надо тот, который обычный, бухгалтерский, как из „1С“». Я проверила акт, который мой приятель направил клиенту — отличный, полноценный документ, составленный в строгом соответствии с законом (в отличие от формальной бумажки из «1С»).

Знакомый с клиентом спорить не стал, отправил акт «как из „1С“», чтобы не терять времени.

Но если подобная претензия поступит моим клиентам, мой главбух сделает звонок бухгалтеру контрагента, и мы вместе прочтём статью 9 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». В ней чётко прописано, что такое первичный документ и каким критериям он должен соответствовать.

7. Клиент просит счёт, а всем некогда

Кто у вас в компании выставляет счета — вы сами, секретарь или бухгалтер? Сколько по времени ждёт клиент, чтобы оплатить ваши услуги?

Если на вас работает удалённый бухгалтер, вероятна ситуация, когда он недостаточно оперативно выставляет счета вашим клиентам. Поэтому вы делаете всё сами или поручаете менеджерам или специалистам. Сколько это отнимает вашего времени? Сколько времени тратят ваши сотрудники на выставление счёта вместо того, чтобы делать свою работу?

Как решить эту задачу: сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда под рукой. Например, в чате мобильного телефона. Пишете ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Сотрудник делает счёт и отправляет его клиенту нажатием одной кнопки в программе «1С».

Обязанность по выставлению счетов можно возложить и на бухгалтера. Некоторые бухгалтеры не соглашаются работать с первичной документацией, т. к. эта работа не требует особенной квалификации, но отнимает много времени. Да, вероятно, удалённому бухгалтеру это будет обременительно. А вот в бухгалтерской фирме есть специальный сотрудник, в чью обязанность входит именно «первичка», и главбухи не страдают от рутинной работы.

Одна моя знакомая говорит, что высылает договор и счёт в день проведения переговоров, и на следующий день 9 из 10 счетов оплачиваются. Потенциальный клиент, воодушевлённый переговорами и готовый купить услугу, не получает времени на «подумать» или «сравнить». Правило успешных продаж такое: счёт должен поступить клиенту в течение 15 минут после того, как клиент согласился у вас купить.

8. Отчётность не распечатана, а оплата онлайн-сервиса подходит к концу

Онлайн-сервисы дают иллюзию полного контроля. Поэтому распечаткой или хотя бы сохранением на диск копий документов обычно никто не занимается.

Это становится проблемой в трёх случаях:

когда вы меняете онлайн-сервис;

переходите из онлайн-сервиса на обслуживание к профессиональному бухгалтеру;

меняете оператора электронного документооборота.

Документы из онлайн-сервиса не выгружаются автоматически, придётся сохранять каждый счёт, каждый акт и отчетность за последние полных три года (на момент написания статьи это 2014, 2015, 2016 и начало 2017 года).

И даже если вы не планируете отказываться от онлайн-сервиса, лучше начать готовить архив заранее. Просто заведите такую привычку. Ведь когда это потребуется, придётся скачать, упорядочить и рассортировать документы по учёту за четыре года.

Что нужно сделать прямо сейчас, если вы используете онлайн-сервис или сдаёте отчётность электронно: пойти и узнать, сохранил ли, распечатал ли бухгалтер документы из сервиса.

Один наш клиент вёл учёт в известном онлайн-сервисе. Вскоре мы поняли, что его опций для полноценной работы нам не хватает. Решили переходить на «1С». Сейчас наш бухгалтер вручную сохраняет все документы и отчётность из сервиса, чтобы они не пропали, когда закончится оплаченный период.

Другой наш клиент вёл учёт своего ООО в известной онлайн-бухгалтерии. Клиент занимается внешнеэкономической деятельностью и считать в этой программе курсовые разницы и стоимость товара в валюте не получалось. Его тогдашний бухгалтер перед уходом в декрет приняла абсолютно верное решение переходить в «1С». Мы подключились к работе, перевели учёт в «1С», но потом ещё долго сохраняли оборотки и отчётность из старой программы.

9. Клиент не платит, нужно найти оригинал договора, чтобы передать юристу на взыскание через суд, но оригинала нет

Бардак в документах — верный признак, что учёт ведётся неправильно, нелогично и с большим количеством ошибок. До поры до времени это не мешает работе. Но в один прекрасный день ком проблем может похоронить под собой бизнес.

Предположим, вы решили обратиться в суд и взыскать с нерадивого клиента один миллион рублей. Предстоит доказать, что работы выполнены, и сделаны качественно. Как будете доказывать? Только по договору. В digital-агентствах лишь договор определяет, какая услуга и на каких условиях должна быть оказана. Это не товар, который можно продавать без договора. Ну вот представьте себе, цена вопроса — миллион рублей, а у вас нет оригинала. Электронной переписки в суде будет недостаточно.

Когда документы пылятся в задвинутых под сто коробках, ситуацию можно решить. Разобрать, рассортировать и упорядочить — нудная, кропотливая, но важная работа.

Если же оригиналов нет в принципе — нужно срочно подключать бухгалтерию. Бухгалтер — как раз тот человек, который точно знает, каких документов не хватает. Он должен составить список недостающих документов и начать их сбор как можно скорее.

Представьте, что будет, если неожиданно придёт налоговая проверка и затребует документы? Что вы ей покажете? Коробку с «первичкой»? Это сыграет против вас. Инспекторы не будут рыть ваши авгиевы конюшни, они по банковской выписке составят перечень документов и запросят у вас их списком. Копаться в коробках придётся вам, потому что срок на предоставление очень короткий — всего 10 рабочих дней. По «закону подлости» самые важные документы будут утеряны, а времени на восстановление не останется.

10. Бухгалтер увольняется перед годовым балансом или перед отчётным периодом

Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.

Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.

Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.

Однажды я консультировала главбуха. Это была девушка, вышедшая после декрета в офис. Ей платили небольшую зарплату, но другую работу женщине с маленьким ребёнком найти было сложно.

Девушка попросила меня проверить учёт — все было очень плохо, о чём я ей честно сообщила. Тогда она рассказала, что главбухом никогда не работала, и работодатель это знает. Что знаний ей не хватает, фирме требуется оптимизация, а с неё требуют выводить деньги: «Принеси мне столько-то тысяч, а откуда возьмёшь, меня не касается, я не хочу знать».

Она просила меня помочь восстановить ей учёт до приличного состояния, и за эту услугу собиралась платить из своего кармана. Но когда мы подсчитали, сколько выведенных средств у неё не закрыто документами, насчитали на уголовный размер. Девушка числилась главбухом официально.

Восстанавливать учёт девушка не стала. Она уволилась как раз перед годовым балансом, стерев базу с сервера перед уходом — обо всем этом она рассказала мне чуть позже, когда я поинтересовалась судьбой восстановления. Разумеется, все это она проделала по собственной инициативе.

Читайте также:  Paypal личный или корпоративный

Какой делать вывод — решайте сами.

Вы нашли свою проблему в списке? Это повод серьёзно задуматься о налаживании нормального учёта. Если узнали себя в двух или больше ситуациях — заняться бухгалтерией нужно прямо сейчас.

Не знаете, что делать в вашем случае или попали в ситуацию, которая не описана в этой статье? Задавайте вопросы в комментариях — постараюсь помочь.

Для эффективной работы бухгалтеру часто требуются не только опыт, профессиональная эрудиция и концентрация внимания, но и умение убеждать. Этот навык крайне необходим и в личной жизни. Поговорим об искусстве убеждения.

Максим Ильяхов, лингвист, преподаватель МГУ, редактор

Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем»

Умение наладить эмоциональный контакт с собеседником, найти необходимые аргументы и правильно сформулировать свои мысли поможет эффективнее решать многие рабочие и личные вопросы.

Для примера назовем только несколько ситуаций. Ваши коллеги не торопятся сдавать авансовые отчеты, но зато часто приходят к вам с просьбой пояснить, почему начислена именно такая сумма. И вы каждый раз рассказываете им примерно одно и то же, а они не понимают и через месяц снова требуют от вас объяснений. А еще у вас постоянно отнимает массу времени сбор документов от поставщиков и клиентов. Порой приходится звонить и писать по несколько раз, делать дубликаты. Так, объемы работы постоянно растут, при этом директор не одобряет ваше предложение принять в бухгалтерию еще одного сотрудника. А также он считает, что вы можете вполне обойтись и без обучающего семинара по бухучету, и без специальной программы для расчета заработной платы.

Как сделать так, чтобы контрагенты сами возвращали документы в положенный срок? Как убедить коллег и руководителей в своей правоте? Как наладить с ними эффективные взаимоотношения? Какие доводы привести? Как их лучше сформулировать?

На эти вопросы мы попросили ответить специалистов: эксперта по повышению эффективности работы бухгалтерских служб и автора книги «Бухгалтерия без авралов и проблем» Павла Меньшикова, лингвиста, преподавателя МГУ и редактора Максима Ильяхова и психотерапевта Елену Перову. Пообщавшись с экспертами, мы сформулировали пять основных правил искусства убеждения, которыми с радостью делимся с вами.

Правило 1

Главное — мотивация

Максим Ильяхов:
Единственное известное мне безотказное правило убеждения — сосредоточиться на собеседнике. Зачем ему делать то, что вы хотите? Дайте причину.

«Николай Иванович, этот семинар поможет мне сэкономить нашей компании не менее 100 000 руб. на налогах».

«Евгений, если вы вовремя сдадите авансовый отчет, по правилам компании я смогу выдать вам…»

Если таких правил нет, их стоит придумать. Если вам приходится просить, значит, в окружающей вас системе не созданы нужные мотивирующие механизмы. Самое время их создать.
Ситуаций, в которых искомое действие нужно только вам, очень немного. Постарайтесь найти в просьбе пользу для собеседника. Обмен документами с контрагентом — общее дело. Отдохнувший бухгалтер гораздо ценнее для компании, чем измотанный, — чем не повод согласовать отпуск?
Проблема с просьбами часто начинается с того, что мы толком не думаем о пользе собеседника. Нужно нам, и все. Попробуйте наоборот. Найдите пользу собеседника, и двери откроются.

Павел Меньшиков:
Подкрепляйте свою позицию цифрами. Если вам нужно выбить у генерального директора увеличение штата, откажитесь от неконкретных фраз типа «как много за последний год прибавилось работы». Замените это статистикой роста объема хозяйственных операций и другими четкими показателями, отражающими существенное увеличение трудоемкости.

Кто бы ни был вашим оппонентом и каким бы сложным ни был обсуждаемый вопрос, спорить с вами гораздо сложнее, если ваша позиция подкреплена весомыми аргументами. Умение убеждать самым непосредственным образом способствует повышению эффективности работы бухгалтерии, так как помогает не только решать существующие проблемы в принципе, но и делать это гораздо быстрее.

Правило 2

Призывайте собеседника «быть как все»

Наши поступки во многом определяются тем, как ведут себя окружающие. Нередко человек поступает так, а не иначе потому, что так делают все люди в группе, которую он считает «своей» — достаточно привести статистику или доказательства этого.

Когда британские налоговики рассылали уведомления, угрожая неплательщикам штрафами, почти треть адресатов их просто проигнорировала. Когда же вместо угроз авторы писем стали ссылаться на социальную норму, процент погашения задолженности резко вырос. Причем чем ближе был пример, тем выше результат.
В письме было написано: «Более 93% жителей вашего города своевременно платят налоги».

Вот другой пример. Благодаря желанию людей быть «как все», одной из гостиниц удалось сэкономить на стирке и доставке чистого белья. Объемы уменьшилась на треть после того, как в номерах появились таблички, уведомляющие гостей: «Постояльцы нашего отеля предпочитают использовать полотенце несколько раз».

Бухгалтер может стать инициатором создания если не социальной, то «корпоративной нормы» в своей компании, например, сообщив контрагентам, что большинство партнеров и поставщиков вовремя сдают подписанные накладные, а сотрудников убедив в том, что вовремя сдавать авансовый отчет — это норма для всех, кто ездит в командировки.

Но ни в коем случае не выдумывайте данные. Это неэтично, и шанс быть уличенным выше, чем может показаться. В будущем вам просто перестанут доверять. Если нет подтвержденной статистики, можно приводить абсолютные цифры, создающие впечатление, что так действуют все или почти все.

Попробуйте вместо «Убедительно просим вернуть подписанные документы» сказать: «Большинство наших контрагентов внимательно ведут бухгалтерию и возвращают документы до конца отчетного периода».

Правило 3

Включайте эмпатию

Максим Ильяхов:
Если чувствуете, что аргумент в мире собеседника недостаточно убедителен, добавляйте эмоций:

«Мне будет очень приятно, если ты…»

Здесь включается альтруизм: человек любит чувствовать, что он делает доброе дело. К тому же никто не отменял принцип взаимного обмена: в обществе нас связывают взаимные обязательства, и, если сегодня я кому-то сделаю хорошо, он будет мне должен. Этот расчет происходит автоматически, почти без нашего участия.

Эмоциональные аргументы работают, когда люди неплохо знают друг друга и как-то связаны, как минимум работают в одной компании. Убедить так малознакомого контрагента не получится.

Елена Перова
Поставьте себя на место собеседника. Постарайтесь понять, как представляет себе ситуацию другая сторона, как она видит вас. Рассмотрим пример взаимодействия бухгалтера и сотрудников организации. Рискну предположить, что для многих работников деятельность бухгалтерии не очень понятна, а бухгалтер воспринимается как человек, который «опять от меня требует чего-то и мешает моей работе». Такая установка не располагает к сотрудничеству.

Чтобы добиться своего, будьте более открытыми. Сообщите собеседникам, что готовы отвечать на их вопросы и в будущем. Попросите у них обратной связи: что для них самое неудобное во взаимодействии с бухгалтерией, как это улучшить? Сообщайте при этом и о своих приоритетах. Размещайте информацию о своих усилиях по упрощению этого взаимодействия на сайте организации, на стендах в коридорах, чтобы сотрудники видели, что вы их действительно слышите.

Правило 4

Будьте последовательны

Павел Меньшиков
Подготовьтесь заранее к важному разговору. Например, перед тем как приехать в налоговую инспекцию для решения какого-то вопроса, почитайте, что пишут о похожих ситуациях на бухгалтерских форумах. Может быть, вы узнаете, что нужно на всякий случай взять с собой еще какие-то документы, или найдете полезные ссылки на пункты законодательства, защищающие права налогоплательщиков в данном вопросе. Продумайте заранее ответы на все возможные возражения налоговых инспекторов.

Будьте кратки в изложении своих мыслей. Например, вы хотите, чтобы контрагент исправил неверно оформленный первичный документ. Просите именно то, что хотите получить. Начинайте свой разговор сразу с изложения проблемы: «Прошу Вас не позднее такого-то числа представить такие-то документы взамен неправильно оформленных». При этом обязательно не просто указывайте на ошибку, но и сделайте ссылку на законодательный акт, который устанавливает правила оформления: «В документах необходимо заполнить такую-то графу в соответствии с таким-то нормативным документом (номер, дата)».

Перова Елена:
Станьте понятнее своему собеседнику! Не пожалейте времени на то, чтобы объяснить, зачем нужно то, что вы от них просите, почему это полезно для всей организации. Пользуйтесь при этом понятным обычному человеку языком, объясняйте причины и следствия, приводите примеры. В результате такого подхода коллеги станут больше доверять бухгалтерии, начнут воспринимать вас как дружественного человека и, соответственно, будут прислушиваться к вашим пожеланиям и охотнее пойдут навстречу.

Правило 5

Не выясняйте отношения письменно!

Иногда гораздо лучше получается описать проблему или выразить свою просьбу в письменной форме. Это дает возможность последовательно и полно изложить факты, заранее собрать и проверить цифры, дать ссылки на нормативные документы. Но, если в процессе переписки вы зашли в тупик или чувствуете напряжение, переходите к устному общению.

Максим Ильяхов:
Когда в разговоре появляются эмоции: обида, эмоциональная претензия, нарастающий конфликт — нужно общаться устно. Никогда не выясняйте отношения письменно. Вот почему.

Текст отлично вызывает эмоции, но очень недостоверно их передает. Вы можете заложить в свое письмо весь свой такт, вежливость и доброту, но собеседник в другом эмоциональном состоянии вас просто не поймет. Еще хуже — он прочитает ваше письмо в таком тоне, будто вы на него кричите или издеваетесь над ним. Будет только хуже.

Как только вы чувствуете, что в разговоре назревает конфликт, звоните по телефону. Ваш голос передает эмоции гораздо точнее, и конфликт решается быстрее.

Даже если вы хорошо знакомы с собеседником, правильно понять ваше настроение ему помешает отсутствие невербальных средств общения: жестов, мимики и интонации. Согласитесь, фраза «даю вам последний срок», сказанная доброжелательно и даже с юмором по телефону, будет воспринята совсем по-другому, нежели написанная в письме.

Читайте также:  Вернуть обувь по гарантии причины

Подводя итоги

Конечно, предложенные правила не универсальны. Но мы надеемся, что знание простых приемов убеждения поможет вам отстоять свою точку зрения не только в общении с коллегами, но и в личной жизни. Вероятно, вам придется немного поэкспериментировать, потренироваться, прежде чем вы поймете, как лучше действовать в той или иной ситуации. А со временем искусство убеждать войдет в привычку.

Любой руководитель мечтает, чтобы его подчиненные работали качественно, быстро, без конфликтов и сбоев в работе. Порой, чтобы добиться этой идиллии, руководители подразделений, в том числе и главные бухгалтеры, прибегают к не очень популярным в народе методам: штрафам за просроченный отчет, лишению премии, выговорам и т. п. Но потом они, как правило, констатируют, что введение в бухгалтерии строгих порядков не приводит к желаемому результату — отчеты вовремя не сдаются, авралы по-прежнему перетекают из квартала в квартал. По мнению лектора, избежать этого поможет тайм-менеджмент, умение грамотно мотивировать сотрудников и разрешать конфликтные ситуации.

ПЛАНИРУЙТЕ. Тайм-менеджмент для бухгалтерии

Система эффективного планирования времени, поверьте мне, творит чудеса. Именно грамотное определение целей, четкое планирование долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач, а также умелое делегирование полномочий способны сделать из обычной бухгалтерской службы образец для подражания. Это вовсе не означает, что главбух как руководитель должен придирчиво следить за дословным исполнением сотрудниками своих должностных инструкций и засекать с секундомером, когда кто пришел на работу. Я говорю скорее о выявлении сильных сторон каждого работника, их развитии и правильном использовании. Именно в этом и заключается главная задача хорошего руководителя.

В планировании, как своего рабочего времени, так и работы всего бухгалтерского коллектива, главбуху поможет тайм-менеджмент. Он должен основываться на целях бухгалтерии. Запомните: все, что для целей бухгалтерии не важно, ваши подчиненные делать не должны. Задача главбуха — выстроить работу таким образом, чтобы, например, запросы других отделов поступали в строго оговоренное время и в строго оговоренной форме.

Как я уже говорила в первой части нашего семинара (см. статью «Учитесь грамотно распоряжаться своим временем» журнала «Семинар для бухгалтера» № 9, 2007), прежде всего надо распределить задачи на срочные — несрочные и важные — неважные. Например, в начале года важной задачей для всей бухгалтерии будет подготовка годовой отчетности предприятия. Но в то же время не менее правильным будет выделить одного или двух специалистов для курирования текущих дел. То есть таких сотрудников, для которых будут приоритетными срочные дела. Таким образом, вы сможете перераспределить обязанности так, что подготовка годового баланса из важной задачи никогда не станет срочной. А это значит, что бухгалтерия всем составом в конце марта не будет проводить круглые сутки на работе, пытаясь в авральном режиме подготовить годовую отчетность.

ДЕЛЕГИРУЙТЕ. Как расставить приоритеты и назначить ответственных

Что касается делегирования полномочий — это не только распределение ответственности, но и элемент мотивации. Делегируя полномочия, мы тем самым предоставляем сотрудникам право отвечать за свои решения. Это очень важно. Как руководитель, вы должны всегда помнить, что, работая в атмосфере недоверия, человек не может раскрыть свои лучшие качества. Но как только он получает пусть небольшой, но ответственный участок работы, где все зависит только от него, у сотрудника появляется стимул и возможности для реализации своих амбиций.

Делегирование основывается на установке, что каждое дело должно иметь ответственного исполнителя по возможности на самом нижнем уровне. При этом контроль возможен только по предварительной договоренности. Обратите внимание, что это не утрата контроля, а лишь передача его другим, основанная на доверии.

Предвижу ваши возражения, что делегировать полномочия непросто. Действительно, это так. На этот процесс уйдет не один день, но, уверяю вас, эти усилия окупятся. Учить — основная задача руководителя. А главный залог успеха — ответная заинтересованность подчиненных. Поручая сотруднику участок работы, надо четко прописать зоны ответственности и полномочий. То есть конкретно указать, какие решения работник принимает сам, а какие — посоветовавшись с вами. Других сотрудников бухгалтерии надо обязательно поставить в известность о новых полномочиях их коллеги.

Став обладателем новых полномочий, сотрудник должен четко понимать сроки, степень ответственности, а также свои возможности по привлечению ресурсов. То есть бухгалтер должен знать, на какие ресурсы — финансовые, материальные и человеческие — он может рассчитывать в своей работе.

МОТИВИРУЙТЕ. Как помочь подчиненным работать с удовольствием

Безусловно, делегирование полномочий является одним из способов мотивации, но далеко не единственным. Существуют различные виды нематериальной мотивации, которая нацелена на повышение интереса сотрудников к работе. Происходит это благодаря активному участию руководителя в жизни каждого члена коллектива, пониманию того, что важно для каждого сотрудника. Это потребует от главбуха много сил и энергии, но вскоре принесет значительные плоды.

Чтобы понять, что важно для ваших работников, давайте посмотрим на классическую схему потребностей человека — пирамиду Маслоу. Так, на нижней ступени стоят физиологические потребности, за ними — потребность в безопасности, далее потребность в общении, социализации, выше — в уважении и признании. На вершине пирамиды стоит потребность в самоактуализации, то есть в реализации своих целей, способностей и талантов. Так вот нематериальная, то есть неденежная мотивация воздействует на все четыре верхних этажа пирамиды (безопасность, социализация, уважение, самореализация).

Также необходимо помнить, что различают два вида людей. Первый — с внутренней мотивацией К достижению целей. Второй — с внутренней мотивацией ОТ, то есть нацеленных на избегание неудач. Первых не так много, и им очень важно видеть впереди цель и понимать, зачем они работают. Перед ними необходимо постоянно рисовать открывающиеся возможности, показывать вершины для покорения. Наилучшая мотивация для них — рост по карьерной лестнице, новые знания и навыки, возможность самореализации. Для таких людей сама дополнительная работа становится мотивирующим фактором. Тем же, кто избегает неудач, нужно четко обрисовать неприятности, которые произойдут, если работа не будет выполнена.

Как правило, среди бухгалтеров большинство людей — с системой мотивации ОТ. Они боятся допустить ошибку, готовы часами перепроверять данные, лишь бы чего не вышло. В этом случае лучше всего работает такая постановка задачи: если вы выпишете счет-фактуру без задержек, то в дальнейшем не возникнет конфликтов с отделом продаж и т. д.

НЕ БОЙТЕСЬ КОНФЛИКТОВ. Умение разрешать конфликты без потерь

Еще одна важная составляющая эффективной работы бухгалтерии — это умение руководителя грамотно разрулить конфликтную ситуацию. Я считаю, что конфликты можно, конечно, и избегать, но лучше их разрешать, потому что конфликт — признак того, что что-то не в порядке. Именно он дает дополнительную информацию, позволяет людям выразить свои мысли и чувства, точку зрения, удовлетворяет потребности в самоуважении. В результате создаются условия для интенсивного развития подразделения.

Главбух должен быть готов управлять ситуацией во время конфликта. Для этого первым делом нужно определить свое отношение к происходящему. Пока не удастся добиться определенности со своими чувствами и намерениями, конфликт решить не получится.

Следующий этап — определить возможные интересы и позиции всех участников конфликта, а также истинные причины возникновения столкновения интересов. В любом случае дайте оппонентам выговориться. Помните: пока человек находится в состоянии сильного эмоционального напряжения, логические доводы на него не действуют. Так, например, объяснить недовольному контрагенту, что его требования или претензии не имеют правового обоснования, можно только после того, как он «выпустит пар». Указывая человеку на его неправоту, нужно критиковать действия и поступки, а не самого человека.

И последнее. Конструктивное разрешение конфликта заключается в нахождении решения, которое устраивает всех участников конфликта. Опираться при этом необходимо именно на те потребности каждого участника конфликта, которые являются для него первостепенными. Если, например, двое хотят занять одну и ту же должность, то постарайтесь выяснить, что именно привлекает каждого из претендентов. Вполне может оказаться, что для одного в этой должности наиболее привлекательной является высокая зарплата, а для другого — положение и карьерный рост.

Для нахождения «золотой середины» интересов можно предложить какое-либо решение либо устроить перебор альтернативных вариантов, либо попытаться совместно сгенерировать тот выход из ситуации, который будет оптимальным. Именно такого мудрого подхода к решению любых проблем ожидают подчиненные от своего руководителя.

РЕКОМЕНДАЦИЯ ЛЕКТОРА

Контроль нужен в том числе и для похвалы

Как я говорила, контроль подчиненных — это одна из основных задач руководителя. Было бы замечательно, если бы вы настроили себя так, что контролируете вы не для того, чтобы найти огрехи в работе, а для того, чтобы выявить, что ваш сотрудник сделал сегодня лучше, чем обычно. А выявив — похвалить. Если же вам приходится критиковать подчиненных, то постарайтесь, чтобы эта критика дала положительные результаты. Поэтому советую вам поступать следующим образом. Вместо привычных слов «Что ты тут нагородила?», «Сколько раз тебе можно повторять?» прежде всего опишите неправильное действие вашего подчиненного. Приведите только факты без их оценки. Мотивируйте, опираясь на правила, методологию, предварительные договоренности и т. п. Попросите работника исправить ошибку, вместе установите сроки исполнения. Спросите, какая ему нужна помощь и в случае необходимости предоставьте ее. Поддержите работника, скажите, что верите в его силы, что всегда готовы ему помочь. И помните: ни в коем случае нельзя критиковать подчиненных в присутствии третьих лиц.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector